Qu’est-ce que la dématérialisation


La dématérialisation est un moyen de faciliter le quotidien des entreprises en allégeant considérablement tout ce qui est documents papiers. Sans aucune valeur ajoutée pour l’organisation mais pourtant très encombrants en matière d’espace, de temps mais aussi d’efforts à effectuer, courriers, contrats, factures seront mieux gérés une fois dématérialisés et numérisées. Plusieurs sites spécialisés dans la dématérialisation peuvent vous y aider.

Les diverses options de dématérialisation


Aujourd’hui, tournées vers la vulgarisation et la généralisation de la transition numérique, les options de dématérialisation sont maintenant nombreuses. Garantissez l’intégrité de vos données informatiques en utilisant la signature électronique. Dans le cadre de l’acquisition de contenus (LAD/RAD), la numérisation des factures allègera considérablement votre comptabilité et éliminera d’un coup toutes les paperasses encombrantes au sein de votre bureau. Par ailleurs, stockez et conservez vos documents numériques sur le long terme tout en assurant leur accessibilité et leur exploitation dans le futur en procédant à de l’archivage électronique à valeur probante. Utilisez la Gestion Electronique des documents (GED) pour fluidifier le transfert de documents entre les divers collaborateurs.

Les avantages et limites de la dématérialisation


La dématérialisation présente comme principal avantage la facilitation de la logistique. Moins de papiers entrainent un gain d’espace et un gain de temps lors du traitement des données. Un meilleur suivi ainsi qu’une meilleure traçabilité des données optimisent leur gestion et leur sauvegarde dans le temps.
Dématérialiser les documents a quand même comme inconvénient la possibilité de perte des documents suite, par exemple, à une attaque malveillante. Heureusement qu’il existe les options adéquates  qui limitent cette perte des données par les ordinateurs et les serveurs. Une autre limite réside dans le système d’Archivage Electronique qui nécessite un système performant de base de données ainsi qu’un serveur puissant. Ce qui est pourtant très couteux et nécessite un entretien régulier.

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